Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP): Merkmale & Anwendungsfälle

Nicole Piana
Post by Nicole Piana
August 17, 2021
Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP): Merkmale & Anwendungsfälle

Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP), auf Englisch Intelligent Document Processing, wandelt Dokumente in strukturierte Daten um, indem sie sie klassifiziert, extrahiert und ihre Verarbeitung automatisiert.

Häufig wird bei der intelligenten Dokumentenverarbeitung KI-Technologie (z. B. maschinelles Lernen) eingesetzt, um die Effizienz und Genauigkeit der Datenausgabe zu erhöhen. Dadurch wird diese Art von Software in allen Branchen, die mit Dokumenten arbeiten, immer beliebter.

Inhaltsangabe 
  • Definition
  • Merkmale
  • IDP vs RPA
  • IDP vs OCR
  • Checkliste: Wie man verschiedene Anbieter vergleicht
  • Typische Anwendungsfälle
    • Bankwesen: Einkommens-/Darlehensprüfung
    • Intelligentes Vertragsmanagement
    • Rechnungen
    • Automatisierung des Posteingangs
    • Bestellungen

 

Definition von intelligenter Dokumentenverarbeitung (IDP)

Intelligente Dokumentenverarbeitung automatisiert die Verarbeitung von Daten in Dokumenten: Kontextualisierung des Dokuments, Verstehen der Informationen und deren Extraktion, sowie Weiterleitung an die richtige Stelle.

Es handelt sich um eine Lösung, die unstrukturierte Informationen aus Ihren Dokumenten in verwertbare Daten umwandelt. Sie kann Daten aus jedem Dokument in jeder Sprache extrahieren, klassifizieren und verarbeiten - mit dem Einsatz von KI. 

Da die meisten Ihrer Daten in Ihren Dokumenten (E-Mails, PDFs, Scans usw.) eingeschlossen sind, nutzen Sie nur einen kleinen Prozentsatz.

Video: Intelligente Dokumentenverarbeitung - erklärt in 58 Sekunden

Intelligente Dokumentenverarbeitung (open subtitles)

(Video auf Youtube ansehen)

Merkmale der intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP)

  • Automatisierte Extraktion von unstrukturierten/halbstrukturierten Daten
  • Eliminiert die manuelle Dateneingabe
  • Schnelle Implementierung und einfache Integration mit anderen Systemen
  • Unterstützt durch KI und maschinelle Lerntechnologie
  • Schnellste und genauste Datenextraktion aus jedem Dokument
  • Verfügbar für jede Sprache
  • Verbindet sich mit bestehenden RPA-Systemen

IDP Systeme vs RPA

ML Robot

Wenn Sie sich fragen, was RPA-Software ist: RPA steht für Robotic Process Automation und unterstützt die Optimierung von Geschäftsprozessen durch die Automatisierung bestehender, sich wiederholender Aufgaben.

Wenn wir IDP und RPA vergleichen, sehen wir, dass es viele Gemeinsamkeiten bei den Problemen gibt, die sie lösen. Sie automatisieren sich wiederholende Aufgaben. RPA-Software entwirft und setzt jedoch Bots ein, um einfache Aufgaben zu bewältigen, während ein IDP-System die automatisierten Daten optimiert, um die besten Ergebnisse zu erzielen.

Wie unterscheidet sich IDP von OCR?

Wahrscheinlich haben Sie schon von OCR gehört, doch wofür steht OCR und worum handelt es sich?

OCR steht für Optical Character Recognition und kann Dokumente scannen und in eine maschinenlesbare Form umwandeln. Aber es "versteht" Ihre Daten nicht auf die selbe Art, wie es IDP tut. 

OCR kann uns beispielsweise sagen, dass es sich bei den bestimmten Pixel um die Zahlen 1 9 8 0 handelt - aber es versteht nicht, dass es sich um ein Jahr und einen Teil Ihres Geburtsdatums handelt.

💡 IDP hingegen schon. Als Menschen verstehen wir schnell die Bedeutung hinter bestimmten Wörtern, und genau das tut IDP für Sie. Es versteht Texte und Dokumente.

 

Infografik: OCR vs intelligente Dokumentenverarbeitung 

OCR vs Acodis Checklist (DE) | Acodis

In der heutigen Geschäftswelt brauchen wir viel mehr als nur Zahlen und Buchstaben; wir müssen Geschäftsdaten schnellstmöglichst identifizieren und identifizieren.

In der heutigen Geschäftswelt brauchen wir IDP.

IDP Checkliste: Wie man verschiedene Anbieter vergleicht

Wenn Sie sich nach einer Software zur Datenextraktion umsehen, sollten Sie die folgenden Punkte berücksichtigen:

  • Komplexität der Dokumente: Bedenken Sie, wie viele Dokumente Ihr Unternehmen verarbeitet und wie viele davon komplex sind.
  • Es gibt keine Standarddokumente; die Layouts ändern sich ständig. Vergewissern Sie sich, dass Ihr System nicht auf Vorlagen basiert. Denn Vorlagen funktionieren nicht mehr, sobald sich Ihre Dokumente ändern.
  • Können Sie mit wenigen Klicks Ihr eigenes Modell erstellen, um eine möglichst hohe Genauigkeit bei der Datenextraktion zu erzielen? Und ist es möglich, bereits trainierte Modelle für die gängigsten Dokumente zu verwenden, um so schnellere Ergebnisse zu erhalten?
  • Ein letzter Punkt: Kann Ihr System benutzerdefinierte und vorab trainierte Modelle problemlos kombinieren, um schnelle und genaue Ergebnisse zu erzielen?

Anwendungsfälle und Beispiele der intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP)

Fast jeder Geschäftsprozess enthält Dokumente und daher gibt es unendlich viele Möglichkeiten, wie sich Geschäftsprozesse mit IDP automatisieren lassen. 

Nachfolgend aufgelistet finden Sie die gängigsten Prozesse:

Bankwesen: Einkommens-/Darlehensüberprüfung

Wenn wir einen Kredit beantragen, möchten wir schnell und zeitnah wissen, ob der Antrag angenommen wurde oder nicht.

Das klingt einfach, aber wir konnten es nicht glauben, als wir erfuhren, dass die meisten Institute die Gehaltsabrechnungen immer noch manuell überprüfen.

Die intelligente Dokumentenverarbeitung unterstützt Finanzinstitute bei der Extraktion relevanter Daten aus Gehaltsabrechnungen und anderen Finanzdokumenten. 

Intelligentes Vertragsmanagement

Verträge enthalten wertvolle Informationen, sind aber in der Regel schwer zugänglich. Intelligente Dokumentenverarbeitung klassifiziert, extrahiert und validiert Verträge. 

MIt der Verwendung der intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP) lassen sich, unter anderem, folgende Probleme lösen:

  1. Suche nach bestimmten Themen oder Bestimmungen innerhalb von Dokumenten und Abruf der relevanten Klauseln und sogar Unterklauseln, nach denen Sie suchen.
  2. Erkennen von Ähnlichkeiten und Unterschieden zwischen Dokumenten, zum Beispiel Arbeitsverträgen, um Vergleiche aufzustellen.

  3. Suche nach spezifischen Werten zu bestimmten Themen innerhalb des Dokumentes (Suche nach Immobilienmietverträgen, Extraktion und Normalisierung von Kündigungsdaten und Versicherungsanforderungen).

Erfahren Sie mehr über IDP und intelligentes Vertragsmanagement.

Rechnungen

Bei der manuellen Bearbeitung von Rechnungen ist aufmerksames Arbeiten eines der obersten Gebote. Schliesslich will sind doppelte Belastungen oder gar das Übersehen einer offenen Rechnung zu vermeiden. Bei einer hohen Anzahl verliert man jedoch schnell mal den Überblick und die Bearbeitung kann sich in die Länge ziehen, was wiederum zu einem verzögerten Zahlungseingang führt.
 
Die intelligenten Dokumentenverarbeitung hilft, diese Pannen zu vermeiden und entlastet Ihre Mitarbeiter von der stressigen und ermüdenden Aufgabe der manuellen Dateneingabe.
 
 

Automatisierung des Posteingangs

Mailroom Automation erfasst eingehende Mails, wie auch die angehängten Dokumente, klassifiziert und verarbeitet sie und sendet die extrahierten Daten an die zuständige Person oder das eingesetzte System.

Durch die Automatisierung Ihres Posteingangs können Sie nicht nur Ihre Bearbeitungs- und Reaktionszeiten verkürzen, sondern auch die Kosten für das Sortieren, Organisieren und manuelle Kennzeichnen von Dokumenten senken.

Ausserdem stehen die Informationen schneller zur Verfügung, um Transaktionen zu initiieren, zu unterstützen und abzuschließen. 

Vier Vorteile der intelligenten Dokumentenverarbeitung für die Automatisierung der Poststelle:

  1. Informationen schneller verfügbar machen, um Transaktionen zu initiieren, zu unterstützen und abzuschließen.
  2. Verschaffen Sie sich einen Echtzeit-Überblick über die Informationen, die Ihr Unternehmen erreichen.

  3. Senken Sie die Kosten für das Sortieren, Organisieren und manuelle Kennzeichnen von Dokumenten.

  4. Verkürzen Sie Ihre Bearbeitungs- und Reaktionszeit auf Kundenanfragen.

Erfahren Sie mehr über die Automatisierung des Posteingangs

Bestellungen

Geld schläft nicht. Dies ist schon Grund genug, warum man eingehende Bestellungen so schnell und genau wie möglich bearbeiten sollte.

Mit der intelligenten Dokumentenverarbeitung ist es möglich, auf Bestellungen in Echtzeit zu reagieren.

Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) hilft Ihnen, die Informationen zu finden, die Sie benötigen:

  • Gekaufte Menge
  • Gekauftes Produkt/Dienstleistungen
  • Namen, Modelle, Nummern, usw.
  • Preis pro Einheit
  • Lieferdatum und -ort
  • Rechnungsadresse

sowie alle anderen von Ihnen definierten Datenpunkte. 

Erfahren sie mehr, wie Sie dank IDP Bestellungen in Echtzeit verarbeiten können..

Wenden Sie sich noch heute an unsere Experten und erfahren Sie, wie intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) die Datenextraktion in Ihrem Unternehmen verändern kann.

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Nicole Piana
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August 17, 2021