IDP macht Schluss mit der manuellen Rechnungsverarbeitung

Laut einer Studie der Aberdeen Group kann die manuelle Bearbeitung einer Rechnung bis zu zwanzig Tage dauern - das sind fast drei Arbeitswochen, in denen ein Teammitglied seine Zeit anderweitig hätte verbringen können. Auf den ersten Blick scheinen zwanzig Tage eine Übertreibung zu sein. Doch wenn wir uns den gesamten Prozess der Rechnungsbearbeitung genauer ansehen, stellen wir fest, dass es diese Zeit benötigt:

• Scannen Sie das Dokument
• Suche nach relevanten Daten
• Extrahieren
• Validieren
• An den richtigen Ort senden

Für Datenwissenschaftler ist der gesamte Prozess ein fehleranfälliger und repetitiver Albtraum. Somit ist es auch nicht weiter erstaunlich, dass über 50% der Buchhalter, welche in der Industriebranche tätig sind, die Entfernung dieser manuellen Aufgaben als ihr Hauptziel angeben.

Was sind Rechnungen?

Laut dem Oxford Dictionary ist der Begriff "Rechnung" definiert als "eine Auflistung der versendeten Waren oder erbrachten Dienstleistungen mit einer Aufstellung der dafür fälligen Summe".

Weshalb sind Rechnungen wichtig?

Rechnungen erfüllen einen wichtigen Zweck, sowohl für das Unternehmen, das die Rechnung ausstellt, als auch für den Kunden, der sie erhält. Für jedes Unternehmen, ob groß oder klein, trägt eine Rechnung dazu bei, den Zahlungsvorgang zu beschleunigen, indem sie den Kunden eine Mitteilung über die fällige Zahlung übermittelt. Für den Kunden sind Rechnungen ein geordneter Nachweis für eine Ausgabe mit detaillierten Angaben und helfen bei der Buchführung.

In Nordamerika und Europa werden jährlich etwa 18 Milliarden Rechnungen ausgestellt. Diese Zahlen zeigen, dass Rechnungen das Rückgrat einer nahtlosen Buchhaltung für alle Arten von Unternehmen sind, was darauf hindeutet, dass wir schnell und genau vorgehen sollten, wenn wir Daten aus diesen Dokumenten extrahieren wollen.

Automatisieren Sie die Datenextraktion von Rechnungsdokumenten mit intelligenter Dokumentenverarbeitung (IDP)

Die größte Herausforderung bei der Verarbeitung von Rechnungsdokumenten ist die übermäßige Abhängigkeit von Mitarbeitern und papierbasierten Prozessen. Laut einer Studie von PayStream Advisors aus dem Jahr 2013 verursacht dieser arbeitsintensive, manuelle Prozess viele Fehler, was zu höheren Kosten pro Rechnung und geringerer betrieblicher Effizienz führt. Die gute Nachricht ist, dass dies nicht so sein muss.

Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) ist die ideale Lösung für das Finanz- und Rechnungswesen, denn sie ermöglicht es Unternehmen, den manuellen Aufwand bei der Rechnungsbearbeitung durch Automatisierung zu reduzieren. Darüber hinaus werden Fehler minimiert und die Mitarbeiter können sich lohnenderen Aufgaben widmen, z. B. der Konfliktlösung und dem Aufbau von Beziehungen.

Vorteile der intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP) für Ihre Rechnungsdokumente

Kosten

Wo würden Sie Ihr Geld lieber aufbewahren: in der Kreditorenbuchhaltung oder bei der Bank?

Durch die Automatisierung kann Ihr Unternehmen langfristig Geld sparen, da Sie die Vorteile der Vorauszahlung nutzen können. Abgesehen von den Skonti hilft das schnellere System, verspätete Zahlungen zu vermeiden, da die Rechnungen besser verfolgt und schneller genehmigt werden können. Durch die Automatisierung mit IDP kann ein Unternehmen je nach Größe etwa 15 CHF pro Rechnung oder mehr einsparen. Darüber hinaus bedeuten die Geschwindigkeit, Flexibilität und Genauigkeit der intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP), dass Ihre Teammitglieder an anderer Stelle effizienter arbeiten können.

Reduzieren Sie den physischen Speicherplatz

Aktenschränke sind altmodisch - und das nicht auf eine gute Art und Weise. Sie sind schwer, unhandlich, teuer (bei größeren Büroräumen) und nehmen unverhältnismässig viel Platz in Anspruch.

Abgesehen davon, dass es sich bei der Automatisierung & Digitalisierung um eine "grünere" Geschäftspraxis handelt, trägt die Verringerung der Papiermenge im Büro auch zur Kostensenkung bei, da Bürobedarf und Miete für Lagerräume eingespart werden. Wenn die Akten digital gespeichert werden, können sie auf dem Weg durch den Rechnungsprozess nicht verlegt oder verunstaltet werden.

Datensicherheit

Buchhaltungsabteilungen verwalten täglich große Geldsummen, aber Datensicherheit ist nicht wirklich gegeben, wenn Papierrechnungen stapelweise auf verschiedenen Schreibtischen liegen. In einem automatisierten System kann ein innovativer Manager mit einem Mausklick Zugriffsberechtigungen festlegen. Digitale Systeme machen auch Prüfungen erfolgreicher, denn jede Rechnung hinterlässt oft eine Spur, die sich leicht zurückverfolgen lässt.

Viele automatisierte Rechnungsbearbeitungssysteme verfügen auch über automatisierte Zahlungssysteme. Elektronische Zahlungen eliminieren einen großen Teil der Kosten, da Papierschecks teuer und betrugsanfällig sind. Der Einsatz von intelligenter Dokumentenverarbeitung (IDP) könnte Ihr Unternehmen vor einem schweren Cyberangriff bewahren.

Anwendungsfall: Acodis IDP für Rechnungen

Klicken Sie hier, um zu lesen, wie Acodis IDP die Verarbeitung von mehr als 6'000 Rechnungen bei Allianz Suisse Immobilien verändert hat.

Abschluss

Fasziniert und teilweise überwältigt von all den Digitalisierungsangeboten, tendieren manche dazu ihr Unternehmen zu überautomatisieren. Aber anstatt wie wild alle möglichen Prozesse zu automatisieren, ist es sinnvoller gezielt Arbeitsabläufe zu bestimmen, wo eine Automatisierung einen Mehrwert für Ihre Mitarbeiter, sowie Ihr Unternehmen mit sich bringt. Nur so ist die Verwendung der intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP) sinnvoll und langfristig angewendet.

Wenn Sie es noch nicht getan haben, ist es an der Zeit, intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) für Ihre Rechnungsdokumente in Betracht zu ziehen und die Änderung vorzunehmen, die eines Tages Ihr Unternehmen retten könnte. Fordern Sie noch heute ein kostenloses & personalisiertes Datenextraktionsaudit an.